Rakkaudentunnustus e-mailille

Haluan tunnustaa synkän salaisuuden. Katsokaas, minä rakastan e-mailia. Tämän sanominen julkisesti on vaikeaa, koska yhteiskuntamme on päättänyt, että e-mailia ei saisi rakastaa. Päinvastoin, sitä tulisi vihata – ja paljon. Moni on viime vuosina kommentoinut sitä, miten e-mail on muinaisjäänne, huono tapa kommunikoida, nykyisen työelämän rikkaruoho ja sielua myrkyttävä teknologia. Mutta minä en ole samaa mieltä. Päinvastoin.

Minä rakastan e-mailia ja käytän sitä pääsääntöisenä kommunikaation muotona. Pidän siitä enemmän kuin Twitteristä, enemmän kuin tekstiviesteistä, enemmän kuin puhelimesta. Siinä missä Facebook- ja (etenkin) LinkedIn-viestit ovat minulle kauhistus, e-mail on vanha ystävä. Puhumattakaan siitä, että se edustaa toimivaa ratkaisua, ei jännää, uutta, ”älykästä” sellaista.

Omassa työprosessissani e-maililla on tästä syystä keskeinen asema. Se on tietenkin kommunikaatioväline, mutta myöskin to do -lista. Se on projektijohtamisen väline ja järjestelmä kirjoittamisen seurantaan. Sen kautta koordinoin kalenteriani, yritystäni, tutkimuksiani. Se toimii varmuuskopioalustana ja opetusvälineenä. Olen oppinut vastaamaan nopeasti, arkistoimaan tehokkaasti, siivoamaan usein ja tunteilematta. Minulla on usein Inbox Zero, eli ei ainuttakaan mailia odottamassa vastausta. Kuten esimerkiksi juuri nyt, tätä kirjoittaessani.

Moni on ilmaissut ihmetyksensä siihen, että pysyn kiinni e-mailissa, tässä ”vanhassa” ja ”tyhmässä” teknologiassa, ja siitä, että vaadin ihmisten olevan minuun yhteydessä juuri sen kautta. He puhuvat sosiaalisesta mediasta, online-alustoista ja pilvipalveluista, mutta vaikka olen testannut näitä kaikkia – rakastan uusia alustoja, mutta ihastuksen jälkeen palaan aina rakkaan mailini ääreen – en ole vielä löytänyt ainuttakaan työkalua, joka voisi korvata tämän minun yhden ja ainoan. E-mail ei ehkä ole se kaikkein älykkäin työkalu, mutta ei sen tarvitse olla. Tärkeintä nimittäin ei ole työkalun äly, vaan käyttäjän.

E-mailin ongelma ei ole itse teknologia. Se on rajallinen, tietenkin, mutta kaikki välineet ovat. E-mailin ongelmana on, että aivan liian harva yrittää löytää oman tapansa toimia sen kanssa – voittaa sen ongelmat, jotta voisimme käyttää sen voimat. Maailmassa on paljon huonoa, älytöntä mailaamista, mutta tämä ei ole teknologian vika. Kyllä, voimme ihmetellä miten on mahdollista, että hyvät e-mail-käytännöt eivät vieläkään ole tavallisia, mutta tämä on oppimisongelma, ei muuta.

Tosiasia on, että juuri e-mailin rajoitukset ovat sen suurin vahvuus. Se pakottaa sinut prosessoimaan asiat yksi kerrallaan. Se pakottaa miettimään miksi käyttää sitä, ja mihin. Se haastaa, mutta juuri tämä haaste on se, mikä mahdollistaa omien, älykkäiden prosessien luomisen. Ilman haastetta ei ole oppimista, ja kaikki älykkäät käytöt ovat oppimisen tulosta.

E-mail on mitä on. Siitä voi valittaa, tai sitten ei. Mitä ei kannata tehdä, on ruikuttaa paremman, älykkäämmän välineen perään, koska mikään väline ei koskaan tule olemaan itsessään älykäs. Kuten vasara, joka voi olla mestarin käsissä taikakalu ja tunarin käsissä lähinnä vaarallinen, e-mail on sellainen miksi me sen teemme. Puhukaamme siis enemmän käytöistä, fiksuista ja vähemmän fiksuista, ja ihastukaamme niihin välineisiin joita olemme oppineet käyttämään. Kuka tietää, siitä voi kehkeytyä elämänpituinen rakkaustarina. E-mail, mon amour…

 

Alf Rehn, liiketaloustieteen professori

Avainsanat: sosiaalinen liiketoiminta, työnteko

Kommentit