Tiedonhallinta voi olla tehostaja – eikä hidaste

Yhtenäinen tiedonhallinta on nousemassa datalähtöisten organisaatioiden kriittiseksi strategiatekijäksi.

Jo pelkkä sanapari Data Governance saattaa nostaa sovelluskehittäjälle kylmät väreet.

Data Governance eli yrityksen sisäisten tietojen käytön hallintaa pidetään aikaa vievänä ja monimutkaisena tehtävänä, josta on organisaatiolle äärimmäisen vähän hyötyä pidemmällä aikavälillä. Kuitenkin CDO:n (chief data officer) rooli on yleistymässä, joka myös vaikuttaa siihen, että integroitu ja yhtenäinen tiedonhallinta on nousemassa datalähtöisissä organisaatioissa strategian keskeiseksi osatekijäksi.

 

Miksi tiedonhallinta on tärkeää?

Ajat, jolloin tiedonhallinta koski vain äärimmäisen tarkasti säädeltyjä toimialoja, kuten terveydenhuoltoa, taloushallintoa ja finanssialaa sekä julkista sektoria, ovat jo takana päin. Organisaatioiden datan määrä on kohonnut huikeisiin lukemiin. IDC:n ennusteen mukaan vuoteen 2025 mennessä dataa on maailmassa 180 tsettatavua ja CDO on noussut tärkeään rooliin organisaatioiden johtoryhmässä.

Data voi olla organisaation suurin omaisuuserä – kuitenkin vain, jos tiedot on luokiteltu asianmukaisesti ja ne ovat oikeiden sidosryhmien ulottuvilla. Tämän vuoksi tiedonhallinta on CDO:lle erityisen tärkeää: hänen tehtävänään on varmistaa, että kullakin sidosryhmällä ovat käytettävissään tiedot, joita tarvitaan aiempaa parempiin liiketoimintapäätöksiin. Kun tiedot luokitellaan esimerkiksi lajin ja riskitason mukaan, organisaatio pääsee hyödyntämään datan mahdollisuuksia turvallisesti ja säädösten mukaisesti.

 

Viisivaiheinen ohjelma yhtenäiseen datastrategiaan.

Miten menestyksekäs data governance saadaan alulle:

Vaihe yksi, tietojen luokittelu: Kaikki organisaation tiedot on luokiteltava huolellisesti, jotta vältytään datan virheellisen käytön juridisilta seuraamuksilta. Tähän vaiheeseen voi kulua jopa puoli vuotta, mutta lopputulos on vaivan arvoinen. Eri datayksikköihin liittyvien riskien kartoitus on nimittäin keskeistä säädöstenmukaisuuden kannalta.

Vaihe kaksi, tietojen käyttöoikeusrajojen määritys: Laadi organisaation tietohierarkia, jonka perusteella jokaisella työntekijällä on käytettävissään työssä onnistumiseen tarvittava tietojoukko. Rajanveto vaihtelee esimerkiksi työntekijän tehtävän, osaston ja aseman mukaan. Esimerkiksi taloushallinnon tiimi tarvitsee käyttöönsä liiketoiminnan kasvun vertailutiedot useiden vuosien ajalta, jotta yrityksen budjetit voidaan suunnitella kehitystä vastaaviksi.

Vaihe kolme, datayksikköihin liittyvien käytäntöjen määritys: Kun tietojen käyttöoikeusrajat ovat selvillä, määritä kutakin tietojoukkoa koskevat käytännöt. Jos tietoja ei saa siirtää maasta toiseen tietosuojapolitiikan erojen vuoksi, varmista, että kansainväliset työntekijät eivät voi käyttää tietoja.

Vaihe neljä, luettelointi ja käytäntöjen muuntaminen koodiksi: Kun tietopolitiikat on yksilöity ja työntekijöille on määritetty käyttöoikeus asianmukaisiin tietojoukkoihin, on aika automatisoida prosessit. Keinoina ovat tietopolitiikkaluettelon luonti ja sääntöjen muuntaminen koodiksi. Tämän vaiheen jälkeen organisaatiolla on keskitetty tiedonhallintokäytäntö. Kun luodaan koodattu käytäntöluettelo, tietopolitiikkoja voi käyttää ennakoivasti. Tämän eteen tarvittiin kaikki edeltävät vaiheet. Käytäntöjä taas on voitava soveltaa ennakoivasti, jotta tietojen hallinta olisi todellinen toiminnan tehostaja. Käytäntöjen on oltava kuin liittoutuneita sovellusrajapintoja, jotka aktivoituvat aina, kun tietoihin kohdistuu käyttö- tai siirtopyyntö.

Vaihe viisi, tietojen hyödyntäminen yhteistyöhön: Kun yhtenäinen datastrategia on vakiinnutettu, eri liiketoimintayksiköt voivat tehdä yhteistyötä, joka johtaa entistä parempiin ja strategisesti osuvampiin päätöksiin. Tästä on liiketoiminnalle suurta hyötyä. Organisaation sisällä tiimit voivat tehdä eri tietojoukkoja hyödyntävää yhteistyötä avoimen lähdekoodin työkaluilla. Ymmärrys tietojen sisällöstä ja arvosta syvenee.

Mihin oma organisaatiosi sijoittuu tiedonhallinnan viisivaiheisessa kypsyystestissä? Selvitä tulos tekemällä arviointi.

 

Taakka pois kehittäjiltä

Sovelluskehittäjät saattavat ajatella, että data governance on hidaste heidän tiimiensä toiminnalle. Itse asiassa se kuitenkin poistaa taakan heidän harteiltaan. Jos tiedonhallinnan strategiaa ei ole, kehitystiimin on itse vastattava tietojen suojauksesta ja siitä, että tiedot ovat vain asiaankuuluvien päätöksentekijöiden käytettävissä.

Kun tiedonhallinnan strategia on kunnossa ja prosessi on automatisoitu, sovelluskehittäjien ei tarvitse kantaa huolta tietojen luovutuksesta oikeille tiimeille.

Kaikki organisaatiot muuttuvat jatkuvasti datalähtöisemmiksi. Siksi onnistunut strategia ei ole hidaste vaan päinvastoin: se edistää tuottavuutta ja yksinkertaistaa tietoihin liittyviä prosesseja. Organisaatioille tietojen hallinta ei ole ainoastaan etu, sillä se on myös vaatimus. Yrityksiä, jotka eivät noudata säädöksiä, voidaan sakottaa jopa neljä prosenttia liikevaihdosta. Tietojen hallinta on keino tuoda tiedon voima jokaisen työntekijän ulottuville.

Lue lisää siitä täältä, miten Open Data -alusta voi auttaa vauhdittamaan digitalisaatiota.

Avainsanat: data governance, tiedonhallinta

Suosituimmat kirjoitukset

Kommentit