Asiantuntijat, ajatukset ja verkostot kohtaavat torstaina 1.11.

Tiedän, että torstaiaamuna, kun astun Messukeskukseen, jännittää. Koittaa hetki, jolloin havainnekuvat ja pohjapiirrokset muuttuvat todeksi – koittaa hetki, jota olemme odottaneet 9 kuukautta. Tänä vuonna tuo hetki päättää Think Helsinki -tapahtuman valmistelut, jotka alkoivat viime helmikuussa.

Think Helsinki on IBM:n vuotuinen lippulaivatilaisuus ja kuuluu kansainvälisten Think-tapahtumien ketjuun, joista ensimmäinen järjestettiin viime maaliskuussa Las Vegasissa. Las Vegasin jälkeen tapahtumat rantautuivat ympäri maailmaa sinne, missä IBM:llä vain on toimintaa. Suomessa tapahtuma kokoaa yhteen n. 1600 asiakasta, yhteistyökumppania ja IBMläistä.

Näiden vuotuisten Flagship-tapahtumien järjestäminen on pitkä prosessi, johon osallistuu huima joukko IBM:n markkinointihenkilöitä, myynti- ja teknistä henkilökuntaa, asiakkaitamme sekä yhteistyökumppaneiden edustajia. Meille se on koko talon yhteinen ponnistus, jonka arvo tunnustetaan, ja joka sitoo kaltaisemme ison organisaation henkilökuntaa yhteen.

Tekijöiden ja tiimien summa

Saamme tapahtumaan ohjeistuksen emo-organisaatiolta. Tämä pitää sisällään tapahtuman nimen, kulloisenkin vuoden teeman, graafisen ohjeistuksen sekä joitakin tapahtuman rakenteeseen liittyviä reunaehtoja. Tämän jälkeen asetamme paikalliset tavoitteet tilaisuudelle ja alamme työstämään tapahtumaa Suomen tiimin sekä tapahtumatoimistomme kanssa.

Näin suuren tapahtuman tekeminen koostuu useasta alasuunnitelmasta. Tarvitaan ulkoisen ja sisäisen viestinnän suunnitelma, tarvitaan sosiaalisen median strategia, useita sisältösuunnitelmia, suunnitelma tapahtumakumppaneita varten… Tärkeä osa tapahtuman muotoutumista on tapahtumatoimistoltamme tuleva konkreettinen suunnitelma siitä, miltä tapahtumassa näyttää, millaisia rakenteita hyödynnämme ja miten tuomme tapahtuman sisällön esille paikan päällä ja vieläpä annetuissa budjettiraameissa.

Kaikkien näiden kokonaisuuksien koostaminen vie aikaa. Pidämme lukuisia palavereja tapahtumatoimistomme, myynnin ja kansainvälisten kollegoiden kanssa. Tavoitteena on jokaisena vuonna tuoda tapahtumaan jotakin uutta ja yllätyksellistä; sellaisia elementtejä, joilla voimme tarjota asiakkaillemme ja kumppaneillemme jälleen laadukkaan tilaisuuden, joka mahdollistaa kohtaamisia eri osapuolten välillä ja tarjoaa hyödyllistä sisältöä.

Emme voisi tehdä tapahtumaa tässä mittakaavassa ilman kumppaneitamme. Kumppaneilla on joka vuosi erittäin merkittävä rooli parhaan mahdollisen tapahtumakokemuksen luomisessa. Tavoitteenamme on tarjota kumppaneillemme foorumi, joka mahdollistaa heille mahdollisimman paljon asiakaskohtaamisia palvelemaan yhteisiä liiketoimintatavoitteitamme. Yritämme vuosittain haastaa myös itseämme ja tuoda tapahtumakumppaneillemme uusia, yllätyksellisiä elementtejä.

”Kanssakäymisen siirryttyä yhä enemmän verkkoon, on kasvokkain tapahtuvien asiakaskohtaamisten arvo kasvanut entisestään.”

Minulta on usein kysytty, vieläkö tällaisella suurella tapahtumalla on tilausta; eikö kaikki mitä tapahtumassa on tarjolla, löydy verkosta, YouTubesta tai sosiaalisen median verkostoista? Itse olen sitä mieltä, että kanssakäymisen siirryttyä yhä enemmän verkkoon, on kasvokkain tapahtuvien asiakaskohtaamisten arvo vain kasvanut entisestään. Verkko toimii hyvin tiedonhakukanavana, mutta se ei ole poistanut tarvetta ajatustenvaihdolle oikeassa elämässä. Kohtaamiset jäävät mieleen ja niillä saadaan aikaan toimintaa.

Toivon, että tänä vuonna onnistumme jälleen synnyttämään mieleenpainuvia ja ajatuksia herättäviä kohtaamisia. Tervetuloa nauttimaan niistä kanssamme 1.11. Think Helsinkiin Messukeskukseen!

Avainsanat: business, event, ThinkHEL

Kommentit