Vihdoin sähköpostiin tulee järkeä

Kuulen usein lähipiiriltäni, että he eivät ehdi tehdä ”oikeita töitä” sähköpostitulvan vuoksi. Tutkimusten mukaan vuorovaikutteista työtä tekevät käyttävät lähes kolmasosan työajastaan sähköpostin ääressä. Luku kuulostaa järjettömältä, mutta omaakin työtä peilatessa siihen täytyy uskoa, etenkin yrityksissä, joiden kanssa keskustellessa käy ilmi, että sosiaaliset työvälineet eivät ole lyöneet itseään läpi. Sähköposti ja kalenteri eivät saisi ottaa työssä pomon paikkaa, vaan niiden tulisi avustaa meitä tekemään työmme paremmin.

Meilin historiaa tarkastellessa kiinnitin huomiota syntyvuoteen; luku vaihtelee lähteittäin, mutta lyödäänpä aloitusleima vuoteen 1980. Itse en ollut tuona vuonna edes syntynyt.

Meili ei ole vuosien varrella perusperiaatteeltaan muuttunut. Meilin tarkoitus oli lähettää tekstipohjaisia viestejä – ja viestin lähetyshän luistaa, niitä tulee niin paljon, että puolet jää lukematta  tai työt tekemättä.

Sähköpostista on tullut väline viestimiseen, tiedostojen jakamiseen sekä talletukseen, projektihallintaan, työnjakoon, arkistointiin, henkilöstön ohjaukseen ja niin edelleen. Ja kuinka meili taipuu näihin käyttötarkoituksiin? Ehkä siihen tuhrattu aikakin kertoo jo vastauksen: ei kovin hyvin.

Henkilökohtaisessa elämässä olen lähes luopunut sähköpostista muiden viestintämuotojen yleistyttyä. Miksi tuottoa tavoitteleva yritysmaailma laahaa kehityksen häntäpäässä, kun asioita voi tehdä helpommin? Vastaus löytyy tarpeesta: yritykset tarvitsevat formaalimpaa viestinnän muotoa, kuin mitä sosiaaliset työmuodot voivat tarjota. Into ”enterprise social” -ratkaisuista ei ole kohdannut todellisuutta. Meili ei kuole?

Hyväksi todettua pitää kuitenkin uskaltaa kehittää. Nyt muutoksen tielle on lähdetty. IBM julkaisee 18. marraskuuta täysin uudenlaisen sähköpostikokemuksen – jos sitä sähköpostiksi voi enää kutsua. Kun ensimmäinen katsaus uuteen sähköpostiin luotiin tammikuussa, Tietoviikkokin uutisoi : “IBM aikoo mullistaa sähköpostin”.  Nyt on aika lunastaa lupaukset.

Uusi ”posti” tuntee käyttäjänsä. Tammikuussa kuulemamme mukaan voit hiljentää välittömästä näkymästäsi keskustelut, jotka eivät koske työtäsi, ja tiivistää työskentelyä kolleegoiden sekä asiakkaiden kanssa, jotka ovat sinulle tärkeimpiä juuri tällä hetkellä.

Jo lähitulevaisuudessa voi olla mahdollista siirtää keskustelut foorumiksi sosiaaliseen intranettiin, jonne ne kuuluvat. Voit julkaista koko yritykselle tai yksikölle lähettämäsi viestin blogina, joksi se kuuluu. Voit muistaa tai unohtaa laittaa posteja kansioihin sekä käydä chatti-keskusteluja, ja löytää tehokkaalla haulla etsimäsi koko alustalta. Ja ennen kaikkea, voit hyödyntää analytiikkaa muistisi ja työsi apuvälineenä. Hukkumisen, hukkaamisen, unohtamisen ja eri alustojen välille eksymisen sijaan voit muistaa, jäsentää ja järkeistää, sammuttaa pölinän ja keskittyä olennaiseen.

Tältä tämä kaikki näyttää taiteilijan luonnoksena. Kohta näemme, miltä se oikeasti näyttää. Tule kuulemaan lisää ensimmäisten joukossa julkaisutilaisuudessa verkossa 18.11. alkaen klo 18: http://ibm.co/1zF5W50

 ibm_sähköposti

Avainsanat: BusinessConnect, innovaatio, sosiaalinen liiketoiminta, työnteko

Kommentit