Pyyhkäisikö sähköpostitulva yhteisölliset työtavat mennessään?

Herään klo 03.56 siihen, että saan sähköpostia Atlantin takaa. Kännykkä unohtui laittaa äänettömälle.

Aamulla ennen kuin nousen ylös, selaan 20 uutta illan ja yön aikana tullutta viestiä. Aamupalalla luen muutaman, ja vastaan pariin tärkeimpään. Muista tarttua niistä kuuteen heti aamupäivällä!

Töihin päästyäni selailen viestejä etsien niistä tärkeintä, teen päivän prioriteettilistan, sitten tulee uusi viesti, joka laittaa koko listan uusiksi. Piirrän nuolia, juoksen kokoukseen, siitä suunnitelupalaveriin. Yritän muistella mitä listaani kirjoitin, lista jäi työpöydälle.

Tähän mennessä 20 viestistä olen vastannut kahteen. Aika ajoin muistan jotain unohtunutta eiliseltä, viimeviikolta. Mihin tarttua seuraavaksi, mitä en muista, miten en unohda uudelleen?

Olen unohtanut liittyä puhelinpalaveriin! Etsin epätoivoisesti palaverin konferenssinumeroa ja kokouslinkkiä. Noloutta pursuen näppäilen salasanoja ja numeroita väärin, ja myöhästyn entistä enemmän.

Vihdoin olen sisällä palaverissa. Selaan samalla sähköpostiani. Mitä tehdä turhille viesteille, joita joskus kuitenkin voisin ehkä lukea. Luen ne illalla. Virtuaalisesta työtilasta tulee muistutusviestejä, yritän pysyä kärryillä keskusteluissa ja dokumenttien viimeisissä versioissa.

Saan palaverissa muistutuksen viime viikolla unohtuneesta tehtävästä. Viesti löytyy postisumasta, jonka olin ajatellut purkaa illalla, viime viikolla. Poistan ne kaikki, paitsi jotkut, jotka voin lukea illalla.

Edelleen olen vastannut vain kolmeen viestiin, kuinka monta viestiä tänään on jo tullut? Joihinkin viesteihin tarvitsen työpanoksen kollegalta. Olenko muistuttanut heitä jo monesti, tai kertaakaan?

Viimeinen palaveri, ja työpäivä päättyy. Päätän jatkaa töitä kotona. Vastaan tärkeimpiin päivän aikana tulleisiin viesteihin. Monta tehtävää siirtyy huomiselle.

Vilkaisen iltalukemistani, mutta en kykene vastaanottamaan enää mitään uutta. Luen viestit huomenna aamupalalla.

Aika herätä tähän päivään

Kello herättää minut 7.00. Olen nukkunut vielä neljä tuntia yöllisen sähköpostin tulon jälkeen. Se olikin vain painajainen! Eihän kukaan oikeasti enää sukkuloi pikaviestipalvelun, sosiaalisen intranetin ja tiesminkäkollaboraatiohilavitkuttimen välillä.

Avaan mobiilisovelluksen iPadilläni. Yksi sovellus kokoaa viisi ennen käyttämääni sovellusta yhteen näkymään. Minulle on tullut 20 viestiä illan ja yön aikana: kaksi viestiä managerilta, neljä asiakkailta, kuusi tiimiltäni ja kahdeksan sisäiseen viestintään liittyvää sähköpostia.

Vastaan aamupalalla asiakkailleni ja töissä ennen ensimmäistä palaveria managereille. Yhdellä silmäyksellä näen tämän päivän tehtävälistani sekä asiat, joita odotan kollegoiltani. Analytiikka ei ole enää analyytikon yksinoikeus.

Kalenterini aikajana on jatkuvasti minulle näkyvillä. Liityn pikalinkistä suoraan kokoukseen.

Kokousten välissä käyn läpi loput viestit, osan poistan. Eivätpä ne minua häiritsekään. Toimin aina tehtävälistani mukaan. Olen jatkuvasti läsnä virtuaalisessa työtilassa ja sähköpostissa, mitä eroa niillä on?

Yksi viesti tuntuu tarvitsevan suullista läpikäyntiä, nappia painamalla järjestän kaikille viestissä mukanaolijoille 20 minuutin puhelun huomiselle aamupäivälle.

Illalla laitan puhelimen äänettömälle. Ehdin huomenna hyvin työpäivän aikana hoitaa työtehtäväni. Tätä sanoisin onnistuneeksi yhteisöllisen työnteon strategiaksi. Jos kuulostaa tutulta tai olet törmännyt tilanteeseen, jossa Facebook-kulttuuri ei tehostanutkaan yritysmaailmaa, otahan yhteyttä niin vertaillaan kokemuksia!

 

Avainsanat: BusinessConnect, mobiili, sosiaalinen liiketoiminta, työnteko

Kommentit