Työntekijöiden toiminta- ja menettelytapojen tulisi ohjata teknologiavalintoja eikä päinvastoin

Muistan hyvin ensimmäisen työpäiväni. Käytössäni oli pöytätietokone, lankapuhelin ja pöytäkalenteri. Sitten saapuivat sähköposti ja sähköiset kalenterit. Innokkaimmilla meistä oli PalmPilot-laitteet, josta näki kätevästi tapaamiset myös liikkeellä, jos oli muistanut sykronisoida sovellukset ennen toimistolta lähtöään.

Digitaalinen työympäristö on muuttunut paljon viimeisten vuosien aikana. Vielä muutama vuosi sitten muun muuassa erilaiset työtilat verkossa, tiedostojen yhteiskäyttö, pikaviestimet ja videoneuvottelutyökalut olivat kyllä ulottuvillamme, mutta niiden käyttö oli kaukana arkipäiväisestä. Sama koskee sosiaalista mediaa kaikissa muodoissaan. Jälkeenpäin ajateltuna teknologiaa ja työkaluja tärkeämmäksi asiaksi ovat aina kuitenkin nousseet työnteon muut ulottuvuudet: Miten voimme edistää sitä, että oikeat ihmiset saadaan tekemään työtä keskenään? Entä miten tehdä työtä yhteistyökumppaneiden ja ekosysteemien kanssa ilman turhia organisaatiosiiloja.

Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että kaikilla organisaatiossa tulee olla mahdollisuus saada samoilla ominaisuuksilla ja turvaluokituksilla varustetut työvälineet. Kun työntekijän työvälineitä valittaessa otetaan huomioon työntekijän työkokemus ja todellinen rooli organisaatiossa, lisääntyy työntekijöiden työviihtyvyys ja työteho. Tällöin myös laitteiden vaihtotahti hidastuu, kiinteistökulut pienenevät ja yleinen tuottavuus lisääntyy.

Työntekijä on ykkönen

Voisin kiteyttää asian näin: pienten ja suurten organisaatioiden tärkein voimavara on sen työntekijät. Olipa kyseessä paperitehtaan teknikko tai start-up-yrityksen toimitusjohtaja, ovat kummatkin yhtä tärkeitä. Työntekijät ovat yritykselle aito elämän ja kuoleman kysymys. Niinpä lienee varsin luonnollista ajatella, että myös IT-osaston tulee nostaa työntekijät etusijalle, eikö vain. Mutta toteutuuko työntekijälähtöisyys nykytodellisuudessa, jota ohjaavat muun muassa seuraavat akuutit kysymykset:

  • Mitkä ovat mobiiliteknologian kustannukset ja sopiiko ratkaisu budjettiin?
  • Millaisia käytettävyysongelmia saattaa ilmetä, kun sovelluksia ja työkuormia siirretään paikallisista ympäristöistä pilvipalveluihin?
  • Pitäisikö käyttää PC- vai Mac-tietokoneita – vai molempia? Miten kaikkien eri ympäristöjen tuki järjestetään? Entä tabletit ja matkapuhelimet?
  • Millaisia sovelluksia on luotava?
  • Onko IT-infrastruktuuri turvassa kyberrikollisilta ja muilta tietoturvauhkilta?

Nämä ovat kaikki tärkeitä kysymyksiä, joita tietohallintojohtajien on syytä pohtia. Vaarana kuitenkin on, että samalla sivuutetaan työpaikan tuottavuuteen ja työntekijäkokemukseen liittyvät ydinasiat. Tulevaisuuden työpaikkaa ajateltaessa on syytä pitää työntekijä keskiössä. Alla joitakin esimerkkejä teknologioita koskevista työntekijälähtöisistä päätöksistä:

  • Mikä on työntekijän rooli organisaatiossa (esimerkiksi johtaja, myyjä tai varastotyöntekijä)?
  • Mitkä ovat työntekijän tärkeimmät tehtävät?
  • Keiden muiden työntekijöiden tai minkä muiden osastojen kanssa työntekijän on voitava tehdä yhteistyötä? Ovatko työntekijät enimmäkseen toimistolla puhelimen ääressä vai liikkuvatko he paljon tapaamassa asiakkaita kasvotusten?
  • Minkälaista teknologiaa työntekijät käyttävät päivittäin?

Nämä ovat vain muutamia esimerkkejä keskeisistä kysymyksistä, jotka on otettava huomioon pohdittaessa sitä, miltä tulevaisuuden tehokas työpaikka näyttää.

Oikea ratkaisu oikealla ihmisellä lisää tuottavuutta

”Ajattelutapa tulevaisuuden työpaikoilla on radikaalisti erilainen. Sen sijaan, että koko henkilöstölle luovutettaisiin samanlainen tietokone ja muut työvälineet, työntekijöiden valinnanvapautta on alettu lisätä”, Kornak toteaa.

Lisääntynyt valinnanvapaus ei rajoitu pelkkään työvälineisiin: uusien valintojen piiriin kuuluvat myös työnteon sijainti, työajat ja monet muut tekijät. Yhdessä ne kaikki johtavat työntekijälle aiempaa parempaan ja tuottavampaan kokonaisuuteen. Työvälineiden ominaisuuksista on tulossa työpaikoilla toissijainen kysymys, sillä IT-päätöksissä on keskeistä työntekijöiden tuottavuus. Pääpaino on tehtävän luonteella ja tarkoituksella, joihin myös teknologiapäätökset perustuvat. Kun IT-ratkaisuihin liittyvissä päätöksissä otetaan ensin huomioon työntekijöiden toimintatavat, saadaan luotua huomattavasti tehokkaampi ja tuottavampi digitalisoitu työpaikka.

IT-päätökset vaikuttavat merkittävästi loppukäyttäjän työn mielekkyyteen ja laatuun. Ottamalla huomioon työntekijän yksilölliset tarpeet, voimme tehdä henkilöstön arjesta helpompaa ja tehokkaampaa. Mobiilikäytön lisääntyminen tuo mukanaan uusia haasteita ja mahdollisuuksia. Testaa nopeasti, kuinka hyvin teillä on varauduttu modernin mobiilikäytön uusiin ulottuvuuksiin. Rekisteröidy myös IBM Business in Motion -workshoppiin ja ota ensimmäinen askel kohti tuottavampaa työtä.

Tutustu täällä muihin blogi-kirjoituksiimme ja tilaa CIO-uutiskirje.

 

Kuvan lähde: Unsplash

Avainsanat: digitalisaatio, työnteko, uusityö

Kommentit